(趣旨)

第1条　高野町における文書事務の処理については、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条　文書は、すべてていねいに取扱い、収受又は立案されて完結にいたるまでの、それぞれの段階における経過と責任が明らかになるように、確実かつびん速に処理しなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円かつに行われるよう指導調整し、本庁に関する文書の収受、配付、発送を行うものとする。

(課長の職務)

第4条　各課長は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(収受した文書)

第5条　総務課長(出先機関にあってはその長)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し収受番号を付し、文書処理簿に記載し、主管課に配付して当該課長の、受領印を受けなければならない。ただし、軽易な文書(請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状、官報、県報、新聞等)については、収受印を押印のみとし、収受番号及び文書処理簿の記載は省略することができる。

(総務課へ回付)

第6条　主管課で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。

(送料未納等の取扱い)

第7条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長の必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(当直員が受領した文書)

第8条　当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに、総務課長に引継ぐものとする。

(町長、副町長等上司への回覧)

第9条　配付を受けた文書のうち重要又は異例と認められるものは、即日文書処理カードを付して町長、副町長等関係上司の閲覧を受け、その処理について必要な指示を受けなければならない。

(起案文書の処理)

第10条　文書による事案の決定は、起案用紙によって起案し回議に付し、決裁を得ることによって行う。

第11条　起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理に当っては、次の各号の規定する事項に留意しなければならない。

(秘密文書の処理)

第12条　秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(浄書)

第13条　決裁済の文書の浄書は、主管課において行うものとする。ただし、タイプ浄書を行う場合にあっては、総務課で浄書するものとする。

(公印の押印及び文書発送簿への登録)

第14条　浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。ただし、総務課長の承認を得た場合はこれを省略することができる。

(発送文書の持参)

第15条　特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は、退庁時刻1時間前までに封かんし、宛名記載の上総務課へ持参しなければならない。

(保管)

第16条　完結文書は、当該年度内(一般文書は暦年度、会計文書は会計年度)中それぞれの事務担当者が保管する。

(文書の整理)

第17条　年度経過後の完結文書(前条の担当者保管中の文書。以下「完結文書」という。)は、別表に定める種類にしたがい次の各号に定めるところにより、主管課長は事務担当者に整理せしめなければならない。

(種別及び保存年数)

第18条　完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。

第19条　種別の決定が困難な完結文書は、総務課長に協議して主管課長がその種別を定めるものとする。

(保存)

第20条　主管課長が完結文書を編集したときは、総務課長の指示に基づいて、所定の場所に最も良好な状態に整理し、文書保存明細書を添えて総務課長に引継がなければならない。

(閲覧又は借用)

第21条　職員は、保存文書の閲覧又は借用しようとする時は総務課長の許可を受けなければならない。

(廃棄)

第22条　総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断を行わなければならない。